안녕하세요.

노이란트 코리아입니다 🙂

노이란트코리아에서 회의 문화와 수평적인 조직 문화에 대해서 여러번 소개를 했었는데요!

오늘은 이렇게 회의 문화를 수평적으로 바꾸는 리더는 어떤 점이 다른지, 어떤 스킬들을 가지고 있는지 대해 살펴보고자 합니다.

먼저, 우리의 회의 문화는 어떤지 아래 항목들과 비교해보면서 확인하시기 바랍니다.

– 분위기가 엄숙하다

– 리더만 이야기를 한다

– 결론이 없다

– 했던 이야기를 계속 반복한다

– 토론을 하게 되면 말발이 세거나 목청 큰 사람이 독점한다

위에 5가지 항목들 중에서 몇가지나 해당하시나요??

왜 우리는 이런 회의들을 매일, 매주 반복하면서 나아지지 않을까요?? 🙁

오늘 노이란트코리아와 함께 회의 문화를 바꾸기 위해 어떤 부분을 알아야 하는지 살펴보겠습니다.

먼저 수평적인 조직문화, 회의문화를 적용하기 위해서는 ‘퍼실리테이션’과 ‘퍼실리테이터’의 개념에 대해서 알아야 합니다.

퍼실리테이션, 퍼실리테이터란?


퍼실리테이션이란?

퍼실리테이터가 중립성을 유지하며 다수의 구성원들이 동의하는 목표를 얻을 수 있도록 참여를 촉진하여 문제해결과 의사결정을 돕는 진행 방법이라 할 수 있습니다. 쉽게 말하면 회의를 혼자서 진행하지 않고 다수의 구성원들이 권한을 부여 받아 토론하고 의사결정하여 참여를 높이고 협업하는 것입니다.

여기서 퍼실리테이터는 리더 뿐만 아니라 프로젝트 매니저 혹은 회의 주관자, 업무 담당자와 같이 누구나 퍼실리테이터의 역할을 수행할 수 있습니다. 단 주의할 점은 퍼실리테이터는 리더(Leader)가 아닌 헬퍼(Helper)임을 임지해야 합니다.

(여기서 말하는 리더와 헬퍼는 퍼실리테이터의 담당직책이 아닌 역할을 말하는 것입니다.)

그러면 퍼실리테이터의 역할은 무엇일까요?

크게 세가지로 나누어 볼 수 있습니다.

1) 전체적인 회의의 설계자

회의를 시작할 때 어떻게 분위기를 편안하게 만들지, 회의 의제와 구성원들의 상황을 고려하여 어떤 방식으로 토의를 진행하고 의사결정을 이끌어 낼 것인지를 고민해야 합니다.

2) 구성원들의 참여 유도 및 중재

회의를 시작하면서 모든 구성원들이 회의에 몰입할 수 있도록 돕고, 돌발 상황을 헤쳐나가면서 회의 목표를 달성할 수 있도록 회의를 진행해야 합니다.

3) 구성원들의 소통을 촉진

구성원들의 다양한 의견에 열린 자세로 귀를 기울리고, 모든 구성원들의 의견을 기록하고 연결하여 소통을 이어주는 역할을 수행해야 합니다.

회의에서 가장 중요한 것은?


© mohamed_hassan, 출처 Pixabay

리더가 회의를 효과적으로 진행되기 위해 가장 중요한 것은 무엇일까요?

바로‘중립성’을 지키는 것입니다.

회의의 중립성을 지키기 위해 좋은 방법은 회의의 내용에 개입하는 것이 아닌 회의의 전반적인 프로세스에 개입을 하는 것입니다.

예를 들어, 논의되고 있는 회의에 개입하여 이게 답이다, 아니다를 논하는 것이 아니라 회의 전반적인 흐름이나 구성원들이 어떻게 참여하면서 커뮤니케이션하는지, 필요한 역할 수행은 제대로 되고 있는지, 직급 때문에 제대로된 발언을 못하는 사람은 없는지 등에 중점을 두는 것입니다.

중립성을 지킨다는 것이 말은 쉽지만, 좀처럼 지켜지기가 쉽지 않습니다.

그래도 계속해서 중립성을 지키기 위해 노력한다면 보다 수평적인 회의 문화로 변화될 수 있을 것입니다.

경청스킬과 질문스킬의 활용


회의 문화를 바꾸는 리더는 경청과 질문스킬을 잘 활용할 줄 알아야 합니다.

먼저 경청은 회의에 참여하고 있는 구성원들이 모두 말하는 사람에게 몰입되어야 한다는 것입니다. 여기서 리더는 모두가 회의에 몰입하고 있는지, 경청이 잘 안되고 있는 사람이 있다면 누구인지 파악해야 하고, 말하는 사람이 회의의 주제와 부합하는 말을 하는지도 잘 파악해야 합니다.

회의에 참여하는 구성원들 모두가 경청하고 몰입하게 되면 자기주장을 하는데 있어 소극적인 사람들도 발언을 할 수 있게 됩니다.

경청을 잘 할 수 있는 경청 스킬로 ‘적극적 경청’을 소개해 드리겠습니다.

적극적 경청은 상대방의 말을 귀로만 듣는 것이 아니라 눈으로 상대방을 바라보고 입과 행동으로 반응을 보이면서 상대방에 말에 진심으로 공감하는 방법입니다. 상대방의 말을 끊지 않고 기다리며 상대방의 편에서 공감하는 바를 표현하는 것입니다. 이 때 주의할 점은 상대방을 평가하거나 비판을 해선 안된다는 것입니다. 이 스킬을 잘 활용하면 회의 문화를 바꾸면서 리더의 리더십에도 큰 보탬이 될 수 있을 것입니다.

다음으로 질문스킬입니다. 질문스킬은 ‘닫힌 질문’보다는 ‘열린 질문’을 사용하는 것인데요!

예,아니오로 대답하게 되는 질문이 아닌 어떻게나 무엇과 같은 질문을 활용하는 것이 효과적입니다.

‘왜’와 같은 질문도 좋은 질문이긴 합니다만 질문 받는 사람을 소극적으로 변하게 할 수 있어 가급적 어떻게나 무엇과 같은 질문으로 보다 정보나 아이디어를 교환할 수 있도록 도와주는 것이 좋습니다.

주의할 점(요약정리)


이야기를 마무리 하며, 리더가 주의할 점을 짚고 넘어가겠습니다.

하나, 회의에 내용에 대해 좌지우지하지 말고, 중립성을 지키며 아래 직원들이 스스로 의견을 개진할 수 있게 지원해주어야 합니다.

, 나와 다른 생각을 이야기하는 사람들에 대해서 보다 관대해져야 합니다.

다른 사람의 의견을 인정해 주고 칭찬해 주면서 더욱 다양한 아이디어가 도출되게끔 장려하는 문화를 만들어야 합니다.

우리의 회의문화, 조직문화를 바꾸는 것은 하루 아침에 일어나는 일들이 아닙니다.

나의 작은 노력 하나하나가 쌓여서 나로 인해 문화가 변화되는 경험을 해보시길 바라겠습니다.

*본 포스팅은 ‘회의없는조직’의 내용을 일부 발췌하여 각색하였습니다.

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이상으로 포스팅을 마치겠습니다.

감사합니다 🙂